Автоматическое уведомление об отпуске (для ЗУП 3.1)

Обработка предназначена для автоматической рассылки уведомлений сотрудникам о запланированных отпусках. Для отправки уведомлений обработка смотрит на документы "График отпусков" и ищет сотрудников, у которых через заданное количество дней запланирован отпуск.

Далее у полученного списка сотрудников берется их e-mail или дополнительный e-mail, в зависимости от того какой заполнен, и отправляется уведомление по шаблону. Приоритет у доп.e-mail. 

Шаблон уведомления об отпуске представлен стандартным макетом, при необходимости правится в режиме конфигуратора в обработке. В письме рассылается в виде вложенного файла pdf (или другого выбранного формата) с заполненными параметрами.

В этой версии обработки в параметры макета выведено указание руководителя кадровой службы и его должности. Значение этих параметров берутся из Ответственных лиц, настроенных в системе.

Данная версия обработки была значительно доработана: расширен список настраиваемых параметров, немного доработан макет уведомления, а также появилась возможность в пользовательском режиме проверить заданные настройки и предварительно (без рассылки или произведя тестовую рассылку на заданные e-mail) проверить результат настройки обработки и получить список сотрудников для уведомления на конкретную дату. Ниже я подробно опишу настройку параметров обработки и тестирование.

Поскольку обработка рассчитана на автоматическое выполнение по расписанию, то все параметры ее работы задаются в режиме конфигуратора в Модуле объекта в процедуре "ЗначенияПараметровЗаполнения()":

Подробнее по параметрам. 

КомментарийГрафикаОтпусков - в данном параметре можно указать комментарий, по которому будут отбираться документы графика отпусков. Например, указав "МСК", будут отобраны все документы с комментариями вида "график МСК на 2020" и так далее. Если этот отбор не нужен, то нужно указать пустой комментарий КомментарийГрафикаОтпусков  = "";

ДополнительныйEmail - указывается наименование вида контактной информации дополнительного e-mail. Следует указывать в том случае, если рассылка уведомлений по отпускам должна отправляться именно на дополнительный e-mail, поскольку у него в обработке приоритет. Если этого не требуется, то следует указать ДополнительныйEmail = Справочники.ВидыКонтактнойИнформации.ПустаяСсылка().

КоличествоДней - указывается за сколько перед планируемой датой начала отпуска будет выполнена рассылка. Обычно 2 недели.

ДопСвойствоПолучателяКопии - в данном параметре указывается наименование дополнительного свойства типа Булево(не путать с дополнительным реквизитом),  которое задается сотрудникам и имеет значение Истина. Те сотрудники, у которых это свойство Истина, будут всегда получать копии рассылки уведомлений. Логично задавать это свойство работникам кадровой службы, например. Если не требуется рассылать копии уведомлений, то укажите ДопСвойствоПолучателяКопии = "";

ТемаПисьмаУведомления - тут все ясно, указываете Тему, с которой будет выполняться рассылка.

ЗапросПоРегистру - этот параметр был введен для работы с первыми версиями обработки, когда выполнялся анализ непосредственно документов, а не регистра с данными. Рекомендуется во всех случаях ставить в Истину. Меняется в Ложь только в том случае, если по какой-то причине нужно анализировать данные по документам, а не по регистрам.

ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков - если этот параметр Истина, то в шаблон уведомления будет дополнительно выведена информация об оставшимся количестве дней отпуска сотрудника. Далеко не всем это нужно, поэтому по-умолчанию параметр выключен.

ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков - этот параметр напрямую зависит от предыдущего и включать его имеет смысл только тогда, когда ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков  = Истина. Если ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков  = Истина, то остаток отпусков будет выведен в разрезе видов отпусков, например, основной и дополнительный.

Организация - если значение этого параметра Неопределено, то при анализе данных по отпускам будет использована Организация по умолчанию. Это актуально для тех компаний, у кого одна организация. Если же организаций в ЗУП несколько, то тут необходимо указать наименование Организации, для который будет выполняться эта обработка. Наименование нужно скопировать из справочника Организации, чтобы избежать ошибок ручного ввода. 

УчетнаяЗапись - в данном параметре можно указать наименование учетной записи, которая будет выполнять рассылку уведомлений. Также рекомендуется копировать наименование из справочника. Если рассылка должна производиться от имени системной учетной записи, то нужно оставить значение Неопределено. 

ДопСвойствоРуководителя - в ЗУП нет учета руководителей, потому что не ведется иерархия должностей. Однако для обеспечения возможности рассылки копии уведомления об отпуске сотрудника его руководителю был добавлен этот параметр. Если эта возможность нужна, то вам нужно завести для справочника сотрудников дополнительное сведение (не путать с дополнительным реквизитом) с определенным наименованием, например, "Руководитель" типа Сотрудник и заполнить это дополнительное сведение всем сотрудникам организации. Наименование этого доп. сведения и нужно указать в этом параметре, например, ДопСвойствоРуководителя = "Руководитель";

Пример создания доп. сведения приведен на картинке ниже:

После этого вы можете указать в карточке сотрудника его руководителя, который будет получать рассылку на свой доп. email или обычный email:

ФорматСохранения - в этом параметре можно указать формат сохранения уведомления об отпуске, которое прикладывается к письму. По-умолчанию выбран PDF, но можно поменять на xlsx или docx и проч.

СокращатьИнициалыФИО - если значение этого параметра Истина, то все ФИО в макете будут сокращены до вида И.О.Фамилия, в противном случае будет выведено полное ФИО.

Проверить результат настройки параметров теперь можно в пользовательском режиме, открыв обработку. На первой странице представлены значения всех параметров, которые вы задали в модуле объекта обработки:

Здесь следует особое внимание уделить тем параметрам, которые не заполнены. Без их правильного заполнения обработка не будет работать корректно. Если какие-то параметры не заполнены или указаны не так, как вы ожидали, вам нужно еще раз проверить их настройку в модуле объекта. Возможно, что наименования каких-то параметров заданы некорректно.

На следующей странице представлены все сотрудники, у которых заполнен вид контактной информации, указанной в качестве дополнительного e-mail:

Обратите внимание, что здесь выводятся именно все сотрудники, а не те, которые указаны в графике отпусков. 

На следующей странице отображается список графиков отпусков, отобранных по комментарию (без учета даты отправки и проч.):

На следующей странице отображены все сотрудники, у которых дополнительное сведение получателя копии рассылки установлено в Истина:

На следующей странице показаны все руководители сотрудников, если настроено и заполнено доп. сведение руководителя (параметр "ДопСвойствоРуководителя"):

Следующая страница обработки показывает список рассылки уведомлений на указанную дату. То есть это те, по кому на указанную в Дате проверки уведомлений (в шапке обработки) дату будет выполнена почтовая рассылка. Вы можете поменять Дату проверки уведомлений и нажать кнопку Получить данные на дату отправки, тогда список будет обновлен по новой Дате проверки. Если вы хотите выполнить тестовую рассылку, то нажмите кнопку Отправить уведомления сотрудникам. Поскольку данные таблицы редактируются, то вы можете подменить реальные адреса на тестовые, чтобы тестовая отправка уведомления не спамила работников:

И, наконец, на следующей странице можно выполнить уже рабочую рассылку уведомлений как если бы обработка отработала по заданному расписанию. Единственное, она ориентируется на Дату проверки уведомлений, которую вы можете поставить любой. А по расписанию берется только текущая дата:

После заполнения параметров и их проверки добавляем обработку в дополнительные отчеты и обработки и настраиваем расписание выполнения Администрирование->Поддержка и обслуживание->регламентные и фоновые задания:

Не забудьте указать, под каким пользователем будет выполняться обработка

Примеры рассылаемых уведомлений:

1. Без указания остатков отпусков (параметр ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Ложь):

2. С указанием остатков отпусков, но без разбивки по видам (ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Истина, ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков = Ложь):

3. С указанием остатков отпусков и с разбивкой по видам (ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Истина, ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков = Истина):

Поскольку уже ни раз были вопросы, решил вынести в описание. Это не имеет особого отношения к обработке, скорее это администрирование, но тем не менее. При подключении обработки к расписанию указывайте пользователя, под которым она будет выполняться. У этого пользователя ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть снята галочка "Защита от опасных действий". 

  UPD:

1. Расширен список настраиваемых параметров

2. Добавлена возможность тестирования работы обработки и проверки указанных параметров в пользовательском режиме