Включение учета по складам в 1С:Бухгалтерии, ред. 3 в работающей базе. Заполнение субконто "Склад"

Настройка учета по складам

По умолчанию в программе «1С:Бухгалтерия», редакция 3.0, учет по складам отключен, и на товарных счетах отсутствует субконто «склад». Чтобы включить учет по складам, перейдите в раздел «Главное – План счетов» (либо «Администрирование – Параметры учета») и выберите ссылку «Настройка плана счетов», а затем – «Учет запасов». Также можно перейти по ссылке «Учет запасов» прямо из карточки счета, на котором предусмотрено ведение учета по складам (например, 07, 08.04, 10, 21, 41, 42.01, 43, 45, 003 или 004).

В настройках «Учета запасов» установите флажок «По складам (местам хранения)» и выберите вариант учета: «По количеству» или «По количеству и сумме».

Вариант «По количеству» предполагает, что цена списания товаров будет рассчитываться как общая стоимость всей номенклатуры на всех складах, поделённая на общее количество. Проводки перемещения между складами будут отражать только количественные изменения.

В варианте «По количеству и сумме» цена списания будет определяться для каждого склада отдельно, что означает ведение как количественного, так и сумового учета по каждому складу.

После активации данного параметра на товарных счетах появится дополнительное субконто «Склад» (перечень счетов указан в подсказке под флажком).

Если учет еще не был начат, для завершения настроек заполните справочник складов в разделе «Справочники – Склады». Если в справочнике будет всего одна запись, поле «Склад» в документах отображаться не будет.

Для работающих баз, где уже ведётся учет

Если в базе уже ведутся учётные операции и имеются проводки по товарным счетам, активация учёта по складам не заполняет субконто «Склад», оставляя его пустым. Остатки будут числиться на пустом складе. При повторном перепроведении старых документов или создании новых склад будет автоматически заполняться данными из документа. Это значит, что если остатки не перенести с пустого склада, расходные документы начнут формировать движения по складам, что может привести к появлению отрицательных остатков, незаполненных сумм списаний или даже к невозможности проведения документа, если включён контроль отрицательных остатков. Например, в оборотно-сальдовой ведомости был перепроведен документ реализации (в результате заполнился основной склад из документа), но документы поступления остались неперепроведёнными (склад остался пустым).

Для устранения этой проблемы можно воспользоваться следующими методами:

1. Перепроведение всех документов в хронологическом порядке. Однако в рабочих базах такой подход часто невозможен, поскольку перепроведение может повлиять на данные прошлых закрытых периодов.
2. Перенос остатков с пустого склада на заполненный на начало открытого периода, используя, например, документ «Операция вручную». После этого можно перепроводить документы начиная с открытого периода. Таким образом, данные закрытых периодов останутся неизменными. Однако этот метод требует значительных трудозатрат при большом количестве номенклатурных позиций. Кроме того, если потребуется перепроведение документов за закрытый период, это станет невозможным, потому что при перепроведении склад снова будет заполнен.
3. Запись склада непосредственно в проводки без перепроведения документов. Предложенная обработка позволяет записать значение субконто «Склад» в проводки, минуя процесс перепроведения документов. То есть изменение происходит сразу в проводках, без пересчёта сумм и количества, а также без корректировки данных самой проводки.

Обработка предлагает два способа заполнения субконто «Склад»:

• Первый способ: Заполняет склад одним и тем же значением, которое выбрано в обработке. Подходит, если в базе используется только один склад. Может оказаться полезным и в том случае, когда в базе используются несколько складов, но исторический учёт по ним вёлся без разделения, и восстановление исторических движений по складам представляется сложным. Тогда все проводки будут содержать одно и то же значение склада, а остатки между складами можно скорректировать позже с помощью документа «Перемещение товаров» в открытом периоде.
• Второй способ: Заполняет склад на основе данных из шапки документа-регистратора. Такой метод подойдёт, если база использует несколько складов, и возможно восстановить исторические проводки по складам. Обратите внимание, что текущая версия обработки пока не поддерживает заполнение склада по отдельным строкам документа «Ввод остатков»; вместо этого для всех строк будет использован склад, указанный в обработке. Эта функция планируется к доработке в будущих версиях.

Обработку можно подключить как внешнюю («Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки»), либо запустить её через команду «Файл → Открыть…». Время выполнения заполнения субконто зависит от объёма данных и мощности компьютера.

Независимо от выбранного метода, перед включением учёта по складам на рабочей базе обязательно создайте резервную копию базы данных.

В обработке «Заполнение субконто „Склад“» для внесения изменений в проводки используется режим ОбменДанными.Загрузка = Истина. В облачной среде, такой как 1С:Fresh, использование этого режима может не пройти аудит. Поэтому для таких случаев предусмотрена специальная обработка, которая задействует механизм дополнительных свойств (ДополнительныеСвойства.Вставить("ПропуститьБизнесЛогикуПриЗаписи", Истина)).

Обработка прошла аудит в 1С:Fresh и других облачных сервисах.