модернизировать "остатки товаров"

у меня есть номенклатура товаров. Из этой номенклатуры я использую только 20% , которую я отслеживаю на складе.
когда я делаю остатки товаров, у меня выходит весь список , что надо и что нет.
я пытался группировать, переносить в другие разделы товаров, не помогло.
единственное, что сейчас могу это в "остатках товара" менять настройки, мне группирует товар, все что ненужный находится во второй половине, потом в Excel удаляю вручную. мне надо сделать как-то отдельную на них группу, чтобы каждый раз в Excel не удалять. это первое

второе
списание товара идет только по накладной.
специфика моей работы. мне заказывают товар, я могу его комплектовать 3-4дня, накладные мы заранее не делаем. за 3-4дня информация о том, что товар в наличии есть в программе, а по факту его уже нет на складе
можно ли сделать списание товара по оплаченному счету автоматически? скачиваю с банка платежки и тек то оплачивает, на них бы уже товар списывался.