1) Сделать доп. поле в карточке номенклатуры "Индекс", поле шестизначное. И всем товарам проставить уникальное рандомное значение от 000001 до 999999 (не по порядку, а именно рандомно, но чтобы не было повтоярющихся). При создании нового товара генерировать индекс автоматически.
2) Сделать в карточке товара поле "Создатель", которое единоразово присваивается равным имени пользователя, под которым данный товар был создан.